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（1）從展會的前期策劃就應該擬定邀請的嘉賓名單，確定后在活動開幕前提前6個月開始進行對嘉賓的邀請工作，尤其是在國外的嘉賓，然后把展會相關的資料寄送出去。

（2）如果舉辦活動的機構不止一個，則要明確地分好工，各盡其職，避免到時活動現場出現多頭指揮，使活動變得混亂。

（3）從多個因素考慮活動開幕的時間，如天氣、舉辦地的交通等，避免哪個因素出現問題需要改變開幕的時間，盡量按照原定計劃舉行開幕式。

（4）開幕式上的主持人如果不是由禮儀小姐擔任的話，就要向來賓適當地說明以下自己的身份。

（5）主持人在開場時的問候應該按照國際的慣例，以“女士們、先生們”稱呼來賓，摒除口語化的稱呼如“朋友們”。

（6）在開幕式上介紹出席的來賓時應該要以外賓和外單位領導人為主，尤其是如果有外國駐華大使的參與，那應該放在介紹順序的前頭，盡量避免介紹主辦單位的領導人，如果必須要加上主辦單位的領導，那應該要放在介紹名單的后面。

（7）盡量避免開幕式的剪彩活動，如果確實需要安排，則可安排幾個重要的嘉賓，剪彩不宜太多人，為了節(jié)約還可以用彩帶代替綢帶來剪彩。

（8）為了節(jié)省開幕時間，在講話時應該對歡迎這類的句子盡量歸納好，講話的人員與翻譯的人員也要互相配合好，在翻譯后共同鼓掌來表示對講話嘉賓的尊重。

（9）在講話過程中盡量避免用口語化的日常用于或縮略語，以及其他的諺語和古詩等，以免給翻譯工作帶來麻煩。

（10）如中方的代表講話，則應該用“我國”、“政府”等詞語。

（11）在對來賓介紹企業(yè)或地方情況時，切忌長篇大論和數字的堆砌，語言要盡量的簡練，突出內容的重點，必要時要提供文字資料。

（12）主辦方或著領導在發(fā)言時，發(fā)言的篇幅不宜太長，內容盡量要簡練明了，避免說不必要的客套話，因為展覽會并不是報告會，發(fā)表太多不相干的內容只會浪費時間。

（13）在進行活動時，尤其是重要的嚴肅的活動，要提醒現場出席的嘉賓將手機調成靜音的狀態(tài)，或把手機關掉。

（14）遵守展會的開辦和撤退時間，不要推遲進展也不要提早退展。