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       展會上除了主辦方、參展商之外，還有一類很重要的人群，他們就是參展的觀眾。每個展會都會在開展前邀請觀眾前來觀展，那就少不了需要對整個邀請工作列舉詳細的計劃，如收集和整理資料、時間的安排、設計不同形式的邀請函件或者廣告、邀請觀眾的預算以及發(fā)出邀請的時間等等。

觀眾的邀請工作一般需要提前，尤其在專業(yè)性的展覽會，邀請觀眾的時間一般與銷售展位的時間一樣。比如專業(yè)性的展覽會邀請的觀眾大多數(shù)是專業(yè)的觀眾，那么收集和整理觀眾的資料工作量與時長也比較大，所以這類展會的觀眾信息收集與錄入一般會有專門負責的人員進行跟進負責，必要時還需要另外配備更多的人手；普通觀眾的邀請一般是通過廣告媒體對展覽會進行宣傳，從而告知普通觀眾展會的信息。

發(fā)送邀請的時間因展會性質(zhì)的區(qū)別：普通觀眾的邀請通常是在展會開幕前一個月內(nèi)通過媒體發(fā)布的展會信息，或是向特定的觀眾派發(fā)門票來發(fā)出邀請，根據(jù)展會的性質(zhì)和成本預算來考慮信息發(fā)布的頻次和贈送門票的數(shù)量；專業(yè)觀眾的邀請一般要在展會開幕前50至60天展開，除了媒體發(fā)布的信息以外，還加上向?qū)I(yè)觀眾郵寄邀請函，一共需要發(fā)送兩到三次，每次隔一周，郵寄邀請函需要在開展前的20天左右發(fā)出。但如果每次發(fā)出的邀請函內(nèi)容都一模一樣就失去了它的意義了，因此每個階段的邀請函內(nèi)容應該各不相同。第一次發(fā)出的邀請函可以是對觀眾初步的邀請；第二次發(fā)出的邀請函內(nèi)要列明展會所有具體的信息，還有展會其他的配套服務與活動；第三次的邀請函內(nèi)就可以附上展位的平面圖等，通過幾次的邀請函郵寄給觀眾全面的展會信息。

另外的一些邀請如電子郵件，邀請方式類似與郵寄邀請函，安排分開幾次發(fā)送。不過通過電子郵件發(fā)出的邀請可以根據(jù)其特色進行設計，為了防止被當做垃圾郵件而過濾掉，郵件邀請函必須有確切正規(guī)的主題。有的展會還通過手機短訊來邀請觀眾，同理需要安排三次以上發(fā)送，發(fā)送的內(nèi)容有字數(shù)的限制，字數(shù)太多觀眾可能會失去耐心，所以最好把字數(shù)控制在70個左右。短訊的內(nèi)容必須要精辟簡明，突出重點，讓受到短訊的觀眾盡快了解展會的情況。